Todo mundo já passou por uma situação, enquanto cliente, de ter que preencher uma lista com informações pessoais para determinada loja ou empresa na hora de realizar uma transação comercial. O nome desse tipo de informação é ficha de cadastro de cliente.
Nesse artigo, vamos dar algumas dicas de como montar a ficha de cadastro de cliente ideal para o seu próprio negócio, de modo a garantir um processo de vendas mais eficiente, com foco em resultado e na melhor experiência do cliente. Confira:
Afinal, o que é uma ficha de cadastro de cliente?
Em primeiro lugar, é preciso entender do que se trata a ficha de cadastro do cliente.
Trata-se, sobretudo, de uma ferramenta de gestão muito importante na fidelização dos consumidores para o seu negócio tanto a curto, médio e longo prazo.
Os dados pessoais e as informações captadas sobre o perfil, bem como o padrão de consumo, devem integrar essa ficha cadastral da clientela da sua empresa.
E a partir dessas informações, pode-se estabelecer uma gama de estratégias comerciais e de marketing para converter os clientes e fidelizá-los, além das boas práticas que devem ser adotadas.
Entretanto, poucas vezes a ficha de cadastro do cliente ganha os méritos que merece no trabalho de conversão e fidelização dos clientes.
Esse é um processo de recolher, cadastrar, atualizar, monitorar e avaliar os dados dos consumidores que compram produtos na sua empresa.
Ao fazer o cadastro de clientes, você compreende o comportamento dos consumidores, diminuindo os custos de captação e pode implementar medidas como adaptação de produtos ou serviços de acordo com a previsão de demanda, melhorando inclusive a projeção de vendas de um determinado período.
Importância da ficha de cadastro de clientes
A criação da ficha de cadastro de clientes é uma ação de pós-venda muito eficiente em quesitos como a sustentabilidade do seu negócio. Isso se dá em razão de o cadastro reunir dados muito importantes para qualquer gestor conhecer e, assim, desenvolver um processo de fidelização do cliente.
Em geral, quando se conhece nome, idade, preferências e hábitos de um consumidor, é possível criar um foco na melhor experiência para esse cliente, movendo esforços para oferecer um atendimento personalizado.
Com essas informações, a boa utilização desta ficha de cadastro também pode ter como resultado um marketing orgânico que seja feito pelos próprios clientes – estamos falando do tradicional marketing boca a boca.
Cinco dicas para acertar na sua ficha de cadastro de clientes
Agora, é hora de entender as cinco principais dicas para que você não errar na hora de criar uma eficaz ficha de cadastro para clientes. Vamos lá?
1. Escolha do formato
Em primeiro lugar, é preciso escolher o formato do seu cadastro. Com o avanço da tecnologia, hoje é cada vez mais comum que as empresas ofereçam fichas cadastrais digitais.
Esta opção é mais indicada, já que o cadastro manual torna o processo de atualização e de análise mais difícil e mais suscetível a erros humanos.
A automatização de processos antes manuais vem sendo uma das práticas de gestão mais eficazes entre empresas que desejam investir em inovação. Portanto, pense duas vezes antes de criar ou manter um cadastro físico.
2. Quais dados serão cobrados?
Existem alguns dados que são fundamentais de serem adicionados a qualquer ficha de cadastro de clientes, com informações básicas do seu consumidor. Dentre eles, devemos destacar:
- Nome;
- E-mail;
- Telefone;
- Endereço;
- Data de nascimento;
- Sexo;
- CPF;
- RG.
Porém, existem alguns dados adicionais que podem ser coletados, desde que façam sentidos a um nicho específico de negócio e que venham a ser utilizados pelo fluxo de vendas da sua empresa.
Em uma loja de moda, por exemplo, é de bom tom solicitar informações que sejam relacionadas ao tamanho das peças utilizadas pelos seus clientes, para que as ações de vendas sejam mais personalizadas e acertem na oferta de produtos.
3. Preencha a ficha de cadastro dos seus clientes
Uma vez que você já sabe quais são os dados que farão parte da ficha de cadastro, é hora de colocar essa ação em prática ? ou seja, preencher a ficha dos seus consumidores.
É preciso ter atenção e cuidado na forma que o cadastro é conduzido, para que os consumidores não sintam que sua intimidade está sendo violada, de modo a reprovar o atendimento recebido.
4. Atualização dos dados
Você já deve imaginar que os dados pessoais mudam com o passar do tempo, por diferentes motivos. E de nada adianta ter uma ficha de cadastro de clientes preenchida se essas informações se tornarem obsoletas.
Para que esse documento cumpra efetivamente com sua finalidade, é preciso que ele seja frequentemente atualizado, principalmente nos itens que se relacionam com o padrão de compras do seu consumidor.
Somente assim sua instituição poderá aproveitar esses benefícios, tendo em mãos informações úteis e pertinentes sobre o comportamento dos clientes.
5. Contratação de um sistema de cadastro de clientes
Na primeira dica, citamos uma palavra-chave para o sucesso do cadastro de clientes: inovação.
E se é possível contar com sistemas automatizados para manter os dados dos seus consumidores sempre atualizados e preenchidos digitalmente, também é possível investir em outros recursos tecnológicos que tragam melhorias para a sua gestão.
Uma ferramenta como um sistema de cadastro opera a partir da integração de dados e pode se tornar uma aliada indispensável para essa missão.
Isso se dá porque um software pode registrar, sincronizar e analisar os dados dos seus consumidores, fazendo com que eles se tornem informações úteis e relevantes para as ações estratégicas.
Com isso, você pode aplicar ações no departamento comercial, no atendimento, no administrativo ou no marketing, por exemplo.
Com um histórico cadastral rápido, fácil e descomplicado em mãos, torna-se mais simples, prático e eficiente que o processo de atualização e de análise de dados seja uma ferramenta, de fato, aliada para um gestor de qualquer empresa de qualquer segmento de atuação.
Dentre os inúmeros benefícios em acertar nas estratégias de criação de uma ficha de cadastro de cliente, podemos destacar o aumento de vendas, já que a oferta de produtos e de promoções estará cada vez mais personalizada.
Assim, também é possível receber feedbacks mais constantes, melhorando significativamente a qualidade do serviço ou do produto que você oferece. Ouvir sugestões, elogios e críticas é uma ação muito importante para a saúde financeira de qualquer empresa.
Entretanto, devemos nos atentar às práticas que fazem o uso de dados pessoais, pois elas podem se tornar invasivas. Isso fortaleceu o debate sobre a necessidade de regulamentação, e então, a Lei Geral de Proteção de Dados entrou em vigor e tem como principal objetivo proteger e dar às pessoas um maior controle sobre suas próprias informações.
É necessário consentimento do usuário para manutenção e utilização dos dados, e como toda lei, existem penalidades para quem a discumprir. Quando falamos em punições financeiras, existem dois tipos dentro da LGPD:
- Multa simples de até 2% do faturamento da empresa, limitada ao teto de R$ 50 milhões por infração;
- Multa diária, também limitada ao teto de R$ 50 milhões.
E além das penalidades, existem outros riscos, como:
- Problemas com o consumidor e riscos financeiros;
A empresa que discumpre a LGPD passa a ter descredibilidade com o cliente e também no mercado, afastando cliente, fornecedores e parcerias.
- Riscos de governança.
Se a empresa não cumpre o que é previsto em lei, pode resultar em graves problemas de governança, arruinando sua imagem.
Gostou do post? Para ler mais dicas de gestão como essa, confira os demais conteúdos do nosso blog e aprenda como você pode melhorar, cada vez mais, na execução das estratégias de administração da sua empresa!
