Um dos quesitos mais desafiadores da administração de um negócio é, certamente, o setor financeiro. Essa área gera constantes dúvidas e uma questão que pode trazer muitos problemas é como fazer o fechamento de caixa.
Se não feito corretamente, é possível perder todo o controle das entradas e saídas da sua empresa e assim, perder muito dinheiro.
Seja você empreendedor ou gerente, esse deve ser um processo muito bem organizado, mas é fato que até pessoas que já têm experiência podem sofrer nesse momento.
Por isso, vamos trazer um apanhado geral das principais dicas e informações necessárias para você não errar no fechamento de caixa. Confira!
Afinal, o que é fechamento de caixa?
Antes de aprender como fazer fechamento de caixa, é preciso compreender do que se trata esse conceito fundamental para a gestão empresarial.
Trata-se de um processo administrativo que consiste em verificar se os valores disponíveis no caixa estão de acordo com as movimentações financeiras realizadas pela empresa dentro de um determinado período.
Esse período pode variar de acordo com os processos internos e o que for determinado pela gerência. É possível fazer o fechamento de caixa em troca de turnos, diariamente, semanalmente e até mesmo mensalmente.
Por que fechar o caixa?
Uma repetição contínua dessa tarefa tem como intenção reduzir os erros operacionais e evitar que a empresa sofra com prejuízos financeiros ou fraudes.
Portanto, quando um empreendedor ou um funcionário do departamento financeiro encerra o expediente, é comum finalizar as atividades conferindo os valores disponíveis em caixa.
A partir da comparação dos ganhos com as saídas, incluindo também as despesas, no caso de empresas do segmento B2B, sigla em inglês business-to-business, utilizada para indicar uma empresa que faz negócio com outra empresa – é possível compreender se tudo está dentro do esperado.
E o ciclo de vida de um negócioprecisa do fechamento de caixa para que as falhas naturais de toda gestão sejam corrigidas de maneira rápida e assertiva, promovendo aquilo que conhecemos como contenção de danos.
Qual o principal objetivo do fechamento de caixa?
Se você está aqui querendo entender como fazer fechamento de caixa, é de fundamental importância compreender as condições do fluxo de caixa da operação.
O fechamento de caixa é apenas uma ferramenta, embora uma das mais importantes, que ajuda a identificar possíveis erros de cobrança feitos a clientes, como produtos comercializados com um preço incompatível com aquele estabelecido. Assim, em pouco tempo, o gestor pode agir para resolver as inconsistências.
Se feito em regime diário, o fechamento de caixa já permite que sua empresa entre em contato rapidamente com o consumidor ou mesmo com a operadora de pagamento ? caso o erro identificado seja na máquina de cartão de crédito e débito, por exemplo.
Quem deseja saber como fechar caixa de maneira assertiva e eficiente, também pode, a partir de um fechamento diário,identificar um pagamento indevido que tenha sido feito por um cliente e entrar em contato para realizar a devolução do dinheiro.
Essa estratégia administrativa também é importante para lembrar a empresa de arcar com alguma despesa que, porventura, esteja sendo esquecida.
De tal forma, você não encerra o dia com um entendimento equivocado de que faturou muito mais, quando já havia um boleto prestes a ser quitado justamente naquele dia.
Como fazer o fechamento de caixa corretamente
Hora de entender na prática como fazer fechamento de caixa!
Para que esse procedimento se torne uma atividade organizada, a pessoa que ficará responsável por essa atividade precisa ter alguns pontos em mente:
1. Abertura do caixa
A abertura do caixa deve acontecer logo no momento em que a pessoa dá início a suas atividades diárias.
Aqui, não existem valores relativos a vendas, apenas o valor inicial de reserva – quantia essa conhecida como fundo de troco.
Esse valor é uma reserva em dinheiro mantida para não haver sustos e para que a empresa consiga pagar pequenas despesas que podem surgir durante o dia a dia.
É muito importante contabilizar esse saldo inicial ou pelo menos conferir se está de acordo com o que consta no seu sistema de gestão financeira.
Essa conferência é um momento relativamente rápido, e vale a pena ser feito diariamente.
2. Registro de entradas e saídas
Já o segundo momento é o registro de entradas e saídas. Na medida em que o dia avança, o operador de caixa precisa registrar todas as movimentações financeiras que tenham acontecido ? ou seja, as entradas e as saídas de capital.
Entradas, evidentemente, são as vendas efetuadas, enquanto as saídas acontecem em razão do pagamento de alguma despesa.
3. Guarde e organize os comprovantes
Tão importante quanto registrar as entradas e saídas é anexar os comprovantes das operações, como as notas fiscais, uma vez que eles serão peça-chave para o fechamento de caixa.
Para quem deseja aprender como fazer fechamento de caixa, adotar um sistema de gestão financeira é uma ótima solução para o dia a dia.
A tecnologia tem se tornado uma ferramenta inseparável da administração dos negócios e a automação é capaz de centralizar os comprovantes para conferência posterior.
4. Cuidado com a sangria e os documentos
O momento da sangria de caixa é a hora de alocar o dinheiro do caixa para um outro ponto – seja o cofre ou o banco. Esse valor que está saindo também precisa ser registrado.
Já com relação aos registros é preciso ter muito cuidado com eles. Busque separar documentos por tipo, para facilitar o fechamento do caixa e tenha um local adequado e organizado para armazenar tudo isso – principalmente os documentos físicos.
É preciso reunir os comprovantes de venda com cartão de crédito, por exemplo, e organizá-los de acordo com a forma de pagamento, crédito ou débito.
5. Verificação de valores de caixa
Há ainda a verificação dos valores de caixa. Nesta etapa de como fazer o fechamento de caixa, os operadores precisam contabilizar as quantias de acordo com o método de pagamento.
As formas de pagamento mais comuns são:
- Por dinheiro – moedas e notas;
- Por cartões – compras no crédito rotativo, a prazo ou no débito;
- Por tickets – como vale alimentação;
- Por PIX;
Ao final, é preciso também somar pagamentos que tenham sido feitos durante o dia, como a remuneração de funcionários, a entrada de produtos para comercialização, entre outros.
Se você chegou até aqui em busca de aprender como fazer fechamento de caixa, com essas dicas já é possível realizar uma gestão mais assertiva e eficiente do fluxo de pagamentos do seu negócio!
E lembre-se do mais importante: é essencial registrar absolutamente tudo que envolva alguma transação financeira de entrada ou de saída para que o balanço fique correto, e em casos de incongruências, os erros possam ser logo identificados e solucionados.
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